Rückstellungen – Definition & Beispiele

Rückstellungen – Definition

Rückstellungen sind in der Bilanz ausgewiesene, geschätzte Verpflichtungen, die aus einem vergangenen Ereignis resultieren und deren Höhe oder Fälligkeit ungewiss ist. Sie sind zu erfassen, wenn ernsthaft mit einer Inanspruchnahme bzw. einem künftigen Abfluss von Ressourcen zu rechnen ist und die Höhe verlässlich geschätzt werden kann.

Ist eine gegenwärtige Verpflichtung nicht wahrscheinlich oder nicht hinreichend schätzbar, kommt typischerweise nur eine Offenlegung als Eventualverbindlichkeit im Anhang in Betracht.

Rückstellungen in der Bilanz

Rückstellungen werden in der Bilanz auf der Passivseite ausgewiesen. Sie zählen wirtschaftlich zum Fremdkapital, weil sie künftige Verpflichtungen des Unternehmens gegenüber Dritten oder aus gesetzlich zulässigen Rückstellungstatbeständen abbilden (Beispiele: Garantieansprüche, Prozessrisiken, Rückbau- oder Rekultivierungsverpflichtungen, Restrukturierungskosten).

Nach dem handelsrechtlichen Bilanzschema werden Rückstellungen gemäß § 266 Abs. 3 HGB als eigener Passivposten „B. Rückstellungen“ ausgewiesen. Die Untergliederung erfolgt in:

• Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen,
• Steuerrückstellungen,
• sonstige Rückstellungen.

Allgemeine Erklärungen

Rückstellungen dienen der periodengerechten Erfolgsermittlung. Sie sind in der Periode zu bilden, in der ihre wirtschaftliche Ursache liegt, auch wenn Höhe oder Fälligkeit noch ungewiss sind. Wird beispielsweise eine Klage erhoben, ist bereits im Jahr der Klage eine Rückstellung anzusetzen, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Spätere Anpassungen sind bei geänderter Einschätzung zulässig.

Damit konkretisieren Rückstellungen das Vorsichts- und Imparitätsprinzip: Erkennbare Risiken und drohende Verluste sind bereits bei ihrem Entstehen zu berücksichtigen und nicht erst bei späterer Zahlungswirksamkeit.

Grundsätzlich betreffen Rückstellungen Verbindlichkeiten gegenüber Dritten (Verbindlichkeitsrückstellungen), etwa für Pensionen, Entschädigungen oder Steuernachzahlungen.

Daneben gibt es Aufwandsrückstellungen, die der periodengerechten Abgrenzung dienen. Nach HGB sind sie nur noch in wenigen Fällen zulässig, insbesondere für unterlassene Instandhaltungen, die innerhalb von drei Monaten des folgenden Geschäftsjahres nachgeholt werden, sowie für Abraumbeseitigungen.

Hiervon zu unterscheiden sind Kulanzgewährleistungen. Sie bilden nach HGB einen eigenständigen Rückstellungstatbestand, obwohl keine rechtliche Verpflichtung besteht.

Berechnung von Rückstellungen

Maßgeblich für die Höhe der Rückstellung ist nach HGB der nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendige Erfüllungsbetrag. Unter IFRS ist der bestmögliche Schätzwert anzusetzen.

• Bei einer Vielzahl gleichartiger Verpflichtungen, etwa Garantieansprüchen, kann dieser Betrag auf Basis von Erfahrungswerten und Wahrscheinlichkeiten als Erwartungswert ermittelt werden.
• Bei einzelnen Risiken, etwa einem Gerichtsprozess, ist der Betrag relevant, der unter Berücksichtigung der wahrscheinlichsten Szenarien den bestmöglichen Schätzwert ergibt.

Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr sind verpflichtend abzuzinsen. Damit werden künftige Zahlungen auf den Bewertungsstichtag zurückgeführt. Erwartete Preis- und Kostensteigerungen können bereits im Erfüllungsbetrag zu berücksichtigen sein.

Auflösung von Rückstellungen

Rückstellungen dürfen gemäß § 249 Abs. 2 HGB nur aufgelöst werden, soweit der Grund hierfür entfallen ist. Wird die zugrunde liegende Verpflichtung erfüllt, wird die Rückstellung in Anspruch genommen und gegen die Zahlung oder Verbindlichkeit ausgebucht.

• Bei Inanspruchnahme wird die Zahlung gegen die Rückstellung gebucht. Ein zusätzlicher Aufwand entsteht nicht, soweit dieser bereits bei der Bildung berücksichtigt wurde.
• Entfällt der Grund ganz oder teilweise, wird die Rückstellung insoweit erfolgswirksam als Ertrag aufgelöst.

Besonderheiten in der internationalen Rechnungslegung (IFRS)

Nach internationalen Standards wird zwischen Rückstellungen nach IAS 37 und Verpflichtungen aus Leistungen an Arbeitnehmer nach IAS 19 unterschieden. Innerhalb von IAS 37 erfolgt eine weitere Gliederung nach Art der Verpflichtung (z. B. Gewährleistung, Rechtsstreitigkeiten). Zusätzliche Differenzierungen können freiwillig erfolgen.

Eine Rückstellung ist nach IFRS anzusetzen, wenn alle folgenden Kriterien erfüllt sind:

• Es besteht eine rechtliche oder faktische Verpflichtung gegenüber Dritten,
• diese geht auf ein vergangenes Ereignis zurück,
• ein Abfluss von Ressourcen mit wirtschaftlichem Nutzen ist wahrscheinlich,
• und die Höhe lässt sich verlässlich schätzen.

Rückstellungspositionen im Detail

Die Passivierung von Rückstellungen in der Bilanz beruht je nach Position auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen. Charakter und Zweck der jeweiligen Rückstellungsarten unterscheiden sich entsprechend.

Typische Rückstellungen nach deutschem Handelsrecht sind:

• Prozessrückstellungen
• Pensionsrückstellungen
• Garantierückstellungen
• Steuerrückstellungen
• Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften
• Rückstellungen für unterlassene Instandhaltungen oder Abraumbeseitigung
• Rückstellungen für Kulanzgewährleistungen

Passive latente Steuern sind hiervon abzugrenzen. Sie werden nach HGB nicht als Rückstellung, sondern als eigener Bilanzposten ausgewiesen.

Pensionsrückstellungen

Gibt ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden eine unmittelbare Pensionszusage, besteht handelsrechtlich grundsätzlich eine Passivierungspflicht. Für bestimmte Altzusagen vor dem 1. Januar 1987 sowie für mittelbare Pensionsverpflichtungen gelten jedoch Sonderregeln bzw. Passivierungswahlrechte nach Art. 28 EGHGB. Die Höhe richtet sich nach dem voraussichtlichen Erfüllungsbetrag, der bei langfristigen Verpflichtungen mit den nach § 253 HGB vorgeschriebenen Durchschnittszinssätzen abgezinst wird. Für Altersversorgungsverpflichtungen ist dabei der 10-Jahres-Durchschnitt maßgeblich.

Sind die Verpflichtungen über externe Versorgungsträger oder Vermögenswerte abgesichert, ist eine gesonderte handelsrechtliche Prüfung erforderlich. Vermögensgegenstände, die ausschließlich der Erfüllung von Pensionsverpflichtungen dienen und dem Zugriff aller übrigen Gläubiger entzogen sind, sind nach HGB mit den entsprechenden Verpflichtungen zu verrechnen.

Eine Verrechnung ist in diesem Fall verpflichtend, sobald rechtlich gesichertes Deckungsvermögen ausschließlich der Erfüllung der Pensionsverpflichtungen dient. Bei mittelbaren Zusagen sind die besonderen handelsrechtlichen Wahlrechte und Angabepflichten zu prüfen.

Steuerrückstellungen

Unternehmenssteuern werden erst nach Abschluss des Geschäftsjahres auf Basis der Steuerbilanz festgesetzt. Da die endgültigen Beträge zum Bilanzstichtag oft noch nicht vorliegen, sind sie durch begründete Schätzung als Steuerrückstellung zu passivieren – etwa für die Gewerbesteuer des laufenden Jahres.

Bewertet wird zum Erfüllungsbetrag. Im Vergleich zu Pensionsrückstellungen ist dieser meist genauer bestimmbar, da Bemessungsgrundlage und Steuersätze grundsätzlich bekannt sind. Abweichungen ergeben sich primär, wenn die Finanzbehörden die ermittelte Grundlage nicht akzeptieren.

Sonstige Rückstellungen

Die dritte Gliederungsposition im Handelsgesetzbuch ist für alle übrigen Formen der Rückstellungen vorgesehen. Hierzu können unter anderem die folgenden Positionen zählen.

• Drohverlustrückstellungen
  Angenommen, ein Bauunternehmen vereinbart mit seinem Kunden einen Vertrag. Hierin halten beide Parteien unter anderem den Vertragsgegenstand und den Kaufpreis fest. Das Unternehmen selbst erhält von seinen Lieferanten jedoch keine verbindlichen Angebote. Zum Ende des Geschäftsjahres steigen die Preise für Baustoffe stark an. Das Unternehmen muss also einen Verlust aufgrund des fixen Kaufpreises erwarten und hierfür eine Rückstellung bilden.

• Gewährleistungsrückstellungen
  Rückstellungen für Gewährleistungen muss ein Unternehmen dann ausweisen, wenn es nennenswerte Reklamationen für verkaufte Produkte oder Dienstleistungen erwartet. In der Praxis ist die Verwendung von Reklamationsquoten aus der Vergangenheit gängig. Dieser Prozentsatz kann fortgeschrieben und auf die Umsätze der aktuellen Periode angewendet werden.

• Prozesskostenrückstellungen
  Führt ein Unternehmen Gerichtsprozesse oder hat solche konkret zu erwarten, sind Rückstellungen für Prozesskosten denkbar. Zum einen ist der Erfolg eines Gerichtsverfahrens grundsätzlich unklar, während zum anderen Kosten für juristische Beratung und Vertretung entstehen können. Ein wesentlicher Wert kann für diese Position die Erfolgsabschätzung des Prozesses sein. Ist eine Inanspruchnahme nicht hinreichend wahrscheinlich, kommt regelmäßig keine Rückstellung, sondern gegebenenfalls eine Angabe als Eventualverbindlichkeit in Betracht.

• Urlaubsrückstellungen
  In der Unternehmenspraxis kommt es immer wieder vor, dass der gewährte Urlaubsanspruch von den Mitarbeitenden im laufenden Jahr nicht vollständig verwendet wird. Auch Überstunden haben diesen Effekt. Weil unklar ist, ob und wann die Verpflichtung zu erfüllen ist, sind Rückstellungen hierfür üblich.

• Aufbewahrungsrückstellungen
  Unternehmen müssen Geschäftsunterlagen für gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume aufbewahren. Entstehen daraus künftige Kosten, etwa für Archivflächen, digitale Archivierung, externe Dienstleister oder Datenmigration, kann hierfür eine Rückstellung erforderlich sein. Voraussetzung ist, dass die Verpflichtung bereits am Bilanzstichtag besteht und die voraussichtlichen Kosten verlässlich geschätzt werden können.

Ansatzverbote

Bestimmte Positionen dürfen nicht als Rückstellung ausgewiesen werden. Dazu gehören beispielsweise rein allgemeine Geschäftsrisiken oder Aufwendungen, für die keine gegenwärtige Verpflichtung besteht. Ein bestehender Versicherungsschutz führt dagegen nicht automatisch zu einem Ansatzverbot.

Besteht die Verpflichtung des Unternehmens gegenüber Dritten fort, ist die Rückstellung grundsätzlich weiterhin zu erfassen. Ein Erstattungsanspruch gegen den Versicherer wird separat aktiviert, wenn er hinreichend sicher ist. Eine Saldierung kommt nur in gesetzlich zugelassenen Fällen in Betracht.

Interpretation der Rückstellungen

Rückstellungen als Risikoindikator

In der Bilanz gelten Rückstellungen zunächst als eher neutrale Position. Sie können Investoren jedoch Hinweise auf Risiken und künftige Belastungen liefern. So wirken sie häufig als Risikoindikator:

• Beispielsweise deuten hohe Pensionsrückstellungen auf potenzielle Liquiditätsprobleme hin, wenn die Verpflichtungen unterschätzt oder nicht ausreichend finanziert werden.
• Prozessrückstellungen verweisen dagegen nicht nur auf finanzielle, sondern auch auf rechtliche und Reputationsrisiken.

Frühindikator für Liquidität und Managementqualität

Rückstellungen beeinflussen unmittelbar die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), sind bei Bildung und Auflösung aber regelmäßig nicht zahlungswirksam. Der tatsächliche Cash Flow entsteht erst bei Inanspruchnahme, also bei Zahlung. Dennoch greifen Rückstellungen künftigen Mittelabflüssen vor, welche Investitionen, Ausschüttungen oder Schuldentilgungen einschränken können. Deshalb vergleichen Investoren regelmäßig die Ertragskraft mit den Rückstellungen, um die Tragfähigkeit zukünftiger Zahlungen zu beurteilen.

Gleichzeitig geben sie auch Aufschluss über die Qualität des Managements: Unerwartet hohe oder wiederholt notwendige Rückstellungen können auf Fehleinschätzungen oder strategische Fehler hindeuten. Im Fall Bayer verweigerten Aktionäre dem Vorstand im Jahr 2019 die Entlastung, weil die Monsanto-Übernahme als gravierende Fehlentscheidung gewertet wurde.

Schließlich können Rückstellungen steuerliche Implikationen haben. Handelsrechtliche Rückstellungen mindern den handelsrechtlichen Gewinn, wirken aber nicht in gleicher Höhe steuerlich. In der Steuerbilanz gelten eigene Ansatz- und Bewertungsvorgaben. Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften sind steuerlich beispielsweise grundsätzlich nicht zulässig (§ 5 Abs. 4a EStG), und für bestimmte Rückstellungen gelten abweichende Abzinsungsregeln (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a EStG).

Nachteile und Einschränkungen der Rückstellungen

Ein zentrales Problem bei Rückstellungen ist ihre hohe Subjektivität bei der Bewertung. Da sie auf zukünftigen Ereignissen beruhen, sind sie zwangsläufig von Annahmen abhängig, sodass eine objektiv eindeutige Bemessung nicht möglich ist.

Die Höhe und der Ansatz von Rückstellungen werden nicht nur durch bewusste Managemententscheidungen bestimmt, sondern auch durch Ermessensspielräume von Controllern und Buchhaltern. Wesentliche Entscheidungen liegen jedoch in der Regel beim Management.

Aus diesem Grund eröffnet dieser Posten Unternehmen beträchtliche Gestaltungsspielräume in der Bilanz. So kann der Bilanzgewinn durch die Bildung von Rückstellungen gemindert und durch deren Auflösung erhöht werden. Dadurch ist es möglich, Kennzahlen zu beeinflussen und Bonusziele zu steuern.

Ein weiterer Nachteil liegt in der eingeschränkten Transparenz für externe Adressaten. Die zugrunde liegenden Annahmen sind für Investoren meist nicht nachvollziehbar, wodurch die Nachprüfbarkeit und Vergleichbarkeit der Position begrenzt ist. Analysten passen daher Rückstellungen in ihren Bewertungen häufig an, wenn sie die Einschätzungen des Unternehmens nicht teilen.

Unterschied zwischen Rückstellungen und Rücklagen

Rückstellungen sind Fremdkapitalposten, die aufwandswirksam gebildet werden. Dadurch wird der Gewinn gemindert. Fällt der Grund später weg oder ist dieser geringer, werden sie ertragswirksam aufgelöst. Rücklagen dagegen sind Eigenkapitalbestandteile, die der Kapitalstärkung und Ausschüttungspolitik dienen.

Man unterscheidet zwischen Kapitalrücklagen (zum Beispiel Agio bei Kapitalerhöhungen) und Gewinnrücklagen (gesetzliche, satzungsmäßige oder andere), die aus dem Jahresüberschuss dotiert werden. Ihre Dotierung oder Entnahme erfolgt erfolgsneutral nach Abschluss der GuV, beeinflusst jedoch den Bilanzgewinn und somit die Ausschüttungsmöglichkeiten.

Provisions vs. Accruals

Unter IFRS unterscheiden sich Provisions (IAS 37) und Accruals im Sinne periodengerechter Abgrenzungen klar voneinander, auch wenn sie im Sprachgebrauch oft vermischt werden.

• Provisions sind Rückstellungen für unsichere Verpflichtungen aus vergangenen Ereignissen. Ein Ansatz ist nur möglich, wenn eine gegenwärtige (rechtliche oder faktische) Verpflichtung besteht, ein Mittelabfluss wahrscheinlich ist und dessen Höhe verlässlich geschätzt werden kann. Die Bewertung erfolgt nach dem Best-Estimate-Prinzip, ggf. mit Abzinsung, und es sind umfassende Angaben im Anhang erforderlich.
• Accruals sind dagegen abgegrenzte Verbindlichkeiten für bereits erbrachte, aber noch nicht fakturierte Leistungen, etwa für Prüfungs- und Beratungskosten, Boni, Urlaubsansprüche oder Energiekosten. Hier bestehen nur geringe Unsicherheiten. Sie werden in der Regel kurzfristig und undiskontiert ausgewiesen, ohne dass spezielle Angabepflichten nach IAS 37 bestehen.

Der Unterschied lässt sich so zusammenfassen: Provisions betreffen unsichere Verpflichtungen mit hoher Schätzunsicherheit, während Accruals eher „technische Abgrenzungen“ für bereits bezogene, noch nicht abgerechnete Leistungen darstellen. Entsprechend erscheinen Provisions in einem eigenen Bilanzposten, Accruals dagegen unter „(Trade and) other payables“.

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