Rückstellungen – Definition & Beispiele

Rückstellungen – Definition

Als Rückstellungen gelten im Rechnungswesen Verpflichtungen, die in ihrer genauen Höhe, ihrem Fälligkeitszeitpunkt oder ihrem Bestehen ungewiss sind. Gleichzeitig muss ein Unternehmen den Eintritt des jeweiligen Sachverhaltes als überwiegend wahrscheinlich (mehr als 50 Prozent) einstufen. Rückstellungen gehören zu den Passiva der Bilanz und sind Teil des Fremdkapitals.

Allgemeine Erklärungen

Rückstellungen erfüllen in einer Bilanz den Zweck der periodengerechten Darstellung. Obwohl die Höhe und der Zeitpunkt der konkreten Aufwendungen ungewiss sind, ist eine Rückstellung in der Periode zu erfassen, wo sie ihren Ursprung hat. Entsteht etwa ein Prozessrisiko aufgrund von Kundenklagen, ist eine eventuelle Rückstellung im Jahr der Klageerhebung zu erfassen. Die Bildung in folgenden Perioden ist nicht zulässig. Grundsätzlich können Unternehmen ihre Rückstellungen laufend anpassen, wenn sie sich beispielsweise als zu hoch, zu niedrig oder sachlich nicht korrekt herausstellen.

Üblicherweise gelten nur solche Positionen als Rückstellung, die gegenüber einem unternehmensfremden Dritten eine Verbindlichkeit darstellen. Pensionen, Entschädigungen oder Steuernachzahlungen erfüllen diese Anforderungen beispielsweise. Nach diesem Verständnis ist auch von „Verbindlichkeitsrückstellungen“ die Rede. Das Konzept der sogenannten „Aufwandsrückstellungen“ verfolgt ausschließlich das Ziel der periodengerechten Aufwandszuordnung und lässt auch Rückstellungen zu, die nicht an eine unternehmensexterne Partei gerichtet sind. Das Handelsgesetzbuch (HGB) sieht hier jedoch konkrete Rahmenbedingungen vor. Aufwandsrückstellungen sind unter anderem für unterlassene Instandhaltungen oder für Kulanzleistungen möglich.

Höhe von Rückstellungen berechnen

Die Berechnung des Rückstellungsbetrages ist sowohl für interne als auch für externe Betrachter relevant. Die Unternehmensführung selbst benötigt genaue Daten zur weiteren Planung und Risikoabschätzung, während Investoren anhand der Rückstellungspositionen Rückschlüsse auf zukünftige Auszahlungen ziehen können.

Entscheidend für die Höhe einer Rückstellung ist ihr sogenannter Erfüllungsbetrag. Dieser Wert beschreibt die Höhe der erwarteten Auszahlung. Unternehmen können unter anderem einen Erwartungswert verwenden. Wenn ein Prozessrisiko auf 70 Prozent beziffert wird und ein Kostenvoranschlag 20.000 Euro vorsieht, können diese beiden Werte miteinander multipliziert werden. Daraus ergibt sich ein Erwartungswert von 14.000 Euro, den das Unternehmen ansetzen kann.

Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr sind darüber hinaus abzuzinsen. Der Vorgang der Abzinsung dient dazu, alle Bilanzwerte aus der gleichen zeitlichen Perspektive zu betrachten. Eine Auszahlung in mehreren Jahren wäre durch das Wachstum des Unternehmens und durch die Entwicklung der Inflation vermutlich nicht mehr so viel wert wie heute. Daher ist eine Rückstellung in diesem Fall mit dem durchschnittlichen Marktzinssatz der letzten sieben Geschäftsjahre abzuzinsen. Dieser Zinssatz wird von der Deutschen Bundesbank festgelegt (§ 253 Abs. 2 HGB).

Rückstellungen auflösen

Sobald eine Rückstellung in Anspruch genommen wird oder ihr Grund entfällt, ist sie aufzulösen (§ 249 Abs. 2 HGB). Bei der Inanspruchnahme verzichtet das Unternehmen auf eine Aufwandsbuchung und verwendet stattdessen das Rückstellungskonto. Damit verursacht die Zahlung keinen geringeren Bilanzgewinn, da die Rückstellung dies bereits bei ihrer Bildung getan hat. Entfällt der Grund der Rückstellung, entsteht dadurch ein Ertrag für das Unternehmen, der sich positiv auf dessen Ergebnis auswirkt.

In der Unternehmenspraxis sind Rückstellungen und tatsächliche Aufwendungen nur selten identisch. Bei Abweichungen verfahren Unternehmen grundsätzlich, wie zuvor beschrieben. Ist die Rückstellung höher als der tatsächliche Aufwand, erfasst das Unternehmen den überschüssigen Teil als Ertrag. Ist die Rückstellung zu niedrig, wird der überschüssige Anteil als Aufwand in der laufenden Periode erfasst.

Besonderheiten in der internationalen Rechnungslegung (IFRS)

Genau wie in der deutschen Rechnungslegung sehen die internationalen Normen (IAS/IFRS) eine Trennung von Rückstellungen und anderen Schulden vor (IAS 37). In sich ist die Position jedoch nur in „Leistungen an Arbeitnehmer“ und „andere Rückstellungen“ zu unterteilen. Weitere Erläuterungen und Untergliederungen können freiwillig stattfinden.

Rückstellungen müssen gemäß IFRS folglich folgende Punkte erfüllen:

• Rechtliche oder faktische Außenverpflichtung …
• … aus einem vergangenen Ereignis …
• … die zum Abfluss von Ressourcen führt …
• … und deren Höhe zuverlässig geschätzt werden kann.

Rückstellungspositionen im Detail

Für die sogenannte Passivierung (Darstellung in den Passiva der Bilanz) haben die verschiedenen Rückstellungspositionen unterschiedliche Rechtsgrundlagen. Diese und der Charakter und Zweck der einzelnen Rückstellungsarten wird im Folgenden beschrieben. Insgesamt lassen sich unter anderem die folgenden Rückstellungen unterscheiden:

• Prozessrückstellungen
• Pensionsrückstellungen
• Garantierückstellungen
• Rückstellungen für latente Steuern
• Drohende Verluste aus schwebenden Geschäften
• Rückstellungen für unterlassene Instandhaltungen oder Abraumbeseitigung
• Kulanzgewährleistungen

Pensionsrückstellungen

Erteilt seinen Mitarbeitenden ein Unternehmen eine verpflichtende und schriftliche Versorgungszusage, entsteht dadurch die Pflicht zur Bildung von Pensionsrückstellungen. Diese entstehen meistens durch sogenannte Direktzusagen. Ein Unternehmen garantiert einzelnen Mitarbeitenden in diesem Fall Pensionen nach ihrem Ausscheiden. Allgemeine Versorgungszusagen für die gesamte Belegschaft (z. B. Rentenvorsorge oder Versicherungen) werden häufig über Versicherungsunternehmen oder externe Anbieter abgewickelt. Hierfür muss das Unternehmen folglich keine Rückstellung bilden.

Entscheidend für die Bildung einer Pensionsrückstellung ist, wer das Versicherungsrisiko trägt. Ist dies das Unternehmen selbst, muss es eine Rückstellung bilden. Bei mittelbaren Verpflichtungen, wo das Unternehmen zwar Beiträge zahlt, aber selbst kein Risiko trägt, besteht gemäß HGB ein Ansatzwahlrecht.

Der Ansatz der Verpflichtungen ergibt sich aus dem Barwert der voraussichtlichen Pensionszahlungen. Die erwarteten Auszahlungen sind folglich abzuzinsen, damit der Zeitpunkt der Zahlungen berücksichtigt werden kann.

Steuerrückstellungen

Verschiedene Unternehmenssteuern werden nach Abschluss eines Geschäftsjahres von den Finanzbehörden auf Basis der Steuerbilanz ermittelt. Zum Bilanzstichtag stehen die genauen Steuerbeträge folglich noch nicht fest. In diesem Fall müssen die Unternehmen ebenfalls eine begründete Annahme treffen und den Steuerbetrag zurückstellen. Beispielsweise kann ein Unternehmen Rückstellungen für Gewerbesteuern bilden, da diese erst im folgenden Jahr anfallen.

Der Ansatz ist auch hier der Erfüllungsbetrag. Anders als bei den Pensionsrückstellungen ist er jedoch genauer zu bestimmen, da die Bemessungsgrundlage und die Steuersätze grundsätzlich bekannt sind. Abweichungen können nur dadurch entstehen, dass die Steuerbehörden sich nicht mit der ermittelten Bemessungsgrundlage einverstanden erklären.

Sonstige Rückstellungen

Die dritte Gliederungsposition im Handelsgesetzbuch ist für alle übrigen Formen der Rückstellungen vorgesehen. Hierzu können unter anderem die folgenden Positionen zählen.

• Drohverlustrückstellungen
  Angenommen, ein Bauunternehmen vereinbart mit seinem Kunden einen Vertrag. Hierin halten beide Parteien unter anderem den Vertragsgegenstand und den Kaufpreis fest. Das Unternehmen selbst erhält von seinen Lieferanten jedoch keine verbindlichen Angebote. Zum Ende des Geschäftsjahres steigen die Preise für Baustoffe stark an. Das Unternehmen muss also einen Verlust aufgrund des fixen Kaufpreises erwarten und hierfür eine Rückstellung bilden.

• Gewährleistungsrückstellungen
  Rückstellungen für Gewährleistungen muss ein Unternehmen dann ausweisen, wenn es nennenswerte Reklamationen für verkaufte Produkte oder Dienstleistungen erwartet. In der Praxis ist die Verwendung von Reklamationsquoten aus der Vergangenheit gängig. Dieser Prozentsatz kann fortgeschrieben und auf die Umsätze der aktuellen Periode angewendet werden.

• Prozesskostenrückstellungen
  Führt ein Unternehmen Gerichtsprozesse oder hat solche konkret zu erwarten, sind Rückstellungen für Prozesskosten denkbar. Zum einen ist der Erfolg eines Gerichtsverfahrens grundsätzlich unklar, während zum anderen Kosten für juristische Beratung und Vertretung entstehen können. Ein wesentlicher Wert kann für diese Position der Erfolgsabschätzung des Prozesses sein. Schätzt ein Unternehmen seine Chancen auf deutlich mehr als 50 Prozent, würde damit beispielsweise die Grundlage für die Bildung einer Rückstellung entfallen.

• Urlaubsrückstellungen
  In der Unternehmenspraxis kommt es immer wieder vor, dass der gewährte Urlaubsanspruch von den Mitarbeitenden im laufenden Jahr nicht vollständig verwendet wird. Auch Überstunden haben diesen Effekt. Weil das Unternehmen nicht weiß, ob und wann diese Verpflichtung zu erfüllen ist, sind Rückstellungen für diesen Sachverhalt üblich.

Ansatzverbote

Bestimmte Positionen und Sachverhalte dürfen Unternehmen explizit nicht als Rückstellung ausweisen. Hierzu gehören beispielsweise jegliche Risiken, die bereits durch eine Versicherung abgedeckt werden. Hier besteht kein tatsächliches Risiko für das Unternehmen, weshalb die Bildung einer Rückstellung dem doppelten Bilanzausweis entspräche.

Interpretation der Rückstellungen

Grundsätzlich sind Rückstellungen eine eher neutrale Position, die weniger Rückschlüsse und Analysen ermöglichen als andere Bilanzposten. Dennoch können Sie für Investoren Gedankenanstöße und Hinweise liefern.

Risikoindikator

Rückstellungen können etwa auf mögliche Geschäftsrisiken hindeuten. Erhebliche Pensionsrückstellungen können ein Indiz dafür sein, dass ein Unternehmen zukünftig (wenn die Verbindlichkeiten eintreten) Zahlungsschwierigkeiten bekommen könnte. Obwohl Pensionen als Bestandteil der Vergütung eingesetzt werden können, haben in der Praxis bereits Unternehmen deren Umfang unterschätzt.

Ein weiterer Teil der Risikobetrachtung können insbesondere Prozessrisiken sein. Diese spiegeln nicht nur einen finanziellen, sondern auch einen rechtlichen Aspekt wider. Zusätzlich können sie sich auf die Außenwahrnehmung eines Unternehmens auswirken. Ein praktisches Beispiel hierfür ist die Bayer AG. Mit der Übernahme des Saatgutkonzernes Monsanto übernahm Bayer auch die Prozessrisiken betreffend des Unkrautvernichters „Roundup“. Die Folge waren lang anhaltende Klagen von Konsumenten und erhebliche Prozesskostenrückstellungen, die das Geschäftsergebnis im Jahr der Bildung stark belasteten. Zeitweise betrugen die Rückstellungen des Unternehmens mehr als 15 Milliarden Euro.

Auswirkungen auf den Cash Flow

Bei der Interpretation von Rückstellungen ist ein weiterer Gedanke essenziell. Denn obwohl der Einfluss auf die Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens sofort erfolgt, gilt dies nicht für den Einfluss auf den Cash Flow. Die Rückstellung greift folglich einem zukünftigen Abfluss von Barmitteln vor. Abhängig von der Höhe der Rückstellungen kann dies die Investitionstätigkeit, Ausschüttungen oder die Schuldentilgungsfähigkeit eines Unternehmens nachhaltig belasten. Daher können Investoren die Ertragskraft eines Unternehmens auch mit den Rückstellungen vergleichen, um sicherzustellen, dass die späteren Auszahlungen tragbar sind.

Abhängig von der Lesart können Rückstellungen auch Hinweise auf Fehler des Managements geben. Im Beispiel von Bayer wurde Kritik laut, dass die Übernahme von Monsanto nicht die erwarteten Erfolge erzielte. Infolge dieser Vorwürfe verweigerten die Investoren dem Vorstand auf der Hauptversammlung 2019 die Entlastung. Übermäßig hohe Rückstellungen können daher auch Hinweise auf mögliche Managementfehler liefern.

Nachteile und Einschränkungen der Rückstellungen

Aufgrund der Rechnungslegungsvorschriften und der Beschaffenheit der Rückstellungen ergeben sich spezifische Schwächen und Nachteile dieser Bilanzposition. Beispielsweise unterliegt sie einer permanent hohen Subjektivität. Diese entstammt unter anderem der Ungewissheit, die das zentrale Kriterium für die Rückstellungen ist. Denn durch Annahmen, die ein Unternehmen für den Bilanzansatz treffen muss, ist eine rein objektive Betrachtung nicht mehr möglich.

Neben bewussten und geplanten unternehmensstrategischen Entscheidungen hängen Rückstellungen auch von den Entscheidungen der Controller und Buchhalter eines Unternehmens ab. Deren Entscheidungen beeinflussen die Bilanzposition direkt, wenngleich nennenswerte Rückstellungen in der Regel vom Management beschlossen werden.

Insgesamt haben Unternehmen große Freiräume bei der Bildung von Rückstellungen. Diese können aktiv für die Bilanzgestaltung genutzt werden. Beispielsweise kann der Bilanzgewinn durch die Bildung von Rückstellungen verringert und durch deren Auflösung erhöht werden. Dieses Verfahren kann das Management auch für die Beeinflussung von Kennzahlen oder Bonuszielen verwenden. Obwohl keine der Rechnungslegungsnormen es konkret so betitelt, stellen Rückstellungen faktisch ein umfangreiches Bilanzwahlrecht für ein Unternehmen dar.

Ebenfalls kritisch zu bewerten ist die fehlende oder eingeschränkte Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Investoren. Welche Annahmen genau zu der Bildung der Rückstellungen geführt haben, ist für Außenstehende praktisch nicht möglich. Daher können Investoren die Rückstellungspositionen für eigene Analysen auch abändern, wenn sie die Einschätzung des Unternehmens nicht teilen oder dessen Argumentation nicht folgen wollen.

Unterschied zwischen Rückstellungen und Rücklagen

Aufgrund des Wortlautes können Ähnlichkeiten zwischen den Positionen Rückstellungen und Rücklagen vermutet werden. Grundsätzlich handelt es sich dabei jedoch um verschiedene Bilanzpositionen mit unterschiedlichen Eigenschaften. Während Rückstellungen erfolgsmindernd wirken, gelten Rücklagen als erfolgsneutral. Darüber hinaus stellen Rücklagen kein Fremdkapital, sondern Eigenkapital dar. Sie haben den Charakter von finanziellen Reserven.

Rücklagen können zum Ausgleich möglicher Verluste gebildet werden. Weiterhin können sie als Instrument zur Glättung von Bilanzen (Minimierung von Gewinnschwankungen) Einsatz finden. Auch Dividenden werden regelmäßig aus Rücklagen gezahlt, da sie erst nach Abschluss des Geschäftsjahres von der Hauptversammlung beschlossen werden.

Eine weitere Besonderheit der Rücklagen ist der Umstand, dass sie sich auch in den Aktiva einer Bilanz befinden können. Hierfür findet der Begriff „stille Reserven“ Anwendung. Sobald Vermögensgegenstände einen höheren Wert besitzen als ihr Bilanzansatz, verfügt ein Unternehmen über mehr Vermögenswerte, als es ausweist. Deshalb handelt es sich bei dieser Reserve ebenfalls um Rücklagen.

Provisions vs. Accruals

Die Begriffe Provisions und Accruals aus den IFRS werden immer wieder synonym verwendet, obwohl sich dahinter unterschiedliche Sachverhalte verbergen.

• Provisions gelten dabei als Rückstellungen im engeren Sinne. Sie sind maßgeblich durch die Unsicherheit einer Verpflichtung gekennzeichnet.
• Diese Unsicherheit ist bei Accruals normalerweise deutlich geringer. Es handelt sich hierbei um „abgegrenzte Schulden“, die dem Grunde nach bereits feststehen. Zeitpunkt und exakte Höhe sind lediglich mit Restunsicherheiten behaftet. Wenn ein Unternehmen beispielsweise noch keine Rechnung bekommen hat, ist nicht abschließend geklärt, in welcher Höhe die Verbindlichkeit entsteht.

Konkrete Praxisbeispiele für Accruals sind unter anderem Leistungen für Wirtschaftsprüfung oder Berufsgenossenschaften. Deren grundsätzliche Berechtigung ist klar, der Betrag und Zeitpunkt jedoch nicht bis ins letzte Detail.